AIとひと仕事したあとにフォルダを開くと、同じような名前のファイルがいくつもある。消してよいのか、いちばん新しいものを取引先に渡してよいのか。まず確かめたいのは、何がきっかけで、その場所にファイルが一つ増えたかです。

一つの表を作る間に、何回保存したか

検証用の空フォルダに、Aが1,200円、Bが800円、Cが500円という架空の明細をCSVで置きました。ローカルで動く作業ツールからPythonでExcelブックを作り、明細だけの初稿を保存。次に合計欄へ =SUM(A1:A3) を追加し、完成版を別名で保存しました。最後に完成版を二つ複製し、一つの成果物を複数回保存した状態を再現しました。実測は11月12日の編集時に行いました。

1. 出発点は1個。 原本のCSVだけで31バイト。
2. 初稿を保存して2個。 原本と初稿を合わせて4,864バイト。
3. 完成版を別名で保存して3個。 原本・初稿・完成版を合わせて9,717バイト。
4. 完成版を2回複製すると5個。 合計19,423バイト。完成版3ファイルの内容をハッシュ値で照合すると、すべて一致しました。

完成版は3個あっても、合計2,500円を算出する数式は同じです。一方、初稿にはその数式がありません。よく似た名前に見えても、初稿と完成版を重複と扱うと修正の経緯を失います。ここで数えたのは実験フォルダ内の通常ファイルと論理サイズで、各社のチャットが自動作成したファイル数や、ディスク全体の使用量ではありません。

どの画面で作業したかを思い出す

• Webチャットで受け取った。 回答を読んだだけなら、まず会話を開きます。ファイルをダウンロードしたなら、ブラウザのダウンロード履歴から保存先を開けます。チャットにあるものと、PCで後から訂正したコピーは別々です。ChatGPTのファイル利用 ／ Claudeのファイル利用
• クラウドに書き出した。 Geminiの表をスプレッドシートにエクスポートした場合、Google Driveに新しい表ができます。Microsoft 365 Copilot Chatで添付した元資料を探すなら、職場用OneDriveも確認します。同期を使っている場合、PCで見える項目がオンライン専用か、端末にもダウンロード済みかは同期アプリの表示で確かめます。Googleの書き出し先 ／ Microsoftの添付ファイル保存先
• 作業フォルダを指定した。 手元に書き込めるツールに仕事を頼んだ場合、明示的にダウンロードしなくても、そのフォルダに成果物や中間ファイルを作れます。どのフォルダへの書き込みを許したか、作業記録の保存先と照合します。

「最新」より先に、正本を決める

まっさらな仮の案件で、原本を「資料」、納品物を「完成」の二つのフォルダに分けて試せます。作業前後のファイル名と件数を控え、最後に自分で計算し直す。請求書なら明細と総額、Excelならセルの数式まで確認して、渡す一冊を決めます。更新日時が新しくても、古いファイルを取り直しただけの場合があるからです。

もう一つ大切なのは、削除がどこまで及ぶかです。クラウドと同期しているフォルダでファイルそのものを削除すると、共同利用している原本にも反映されることがあります。端末の容量を空ける操作と、共有資料を消す操作を区別してから整理すれば、後で必要になった一冊を探し直さずに済みます。